Datenschutzhinweise
für Online-Meetings, Telefonkonferenzen
und Webinare via „Zoom“
I. Kontaktdaten des Vereins und des Datenschutzbeauftragten
1. Der Verantwortliche
Verantwortliche (im Folgenden auch als „der Verein“ bezeichnet) im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
PARAlegal Jena e.V. – die studentische Rechtsberatung; Carl-Zeiß-Str. 3; 07743 Jena
Vertreten wird der Verein durch seinen Vorstand (Vorstandsvorsitzende: Christoph Zimmermann und Anja Fietsch, vorstand@paralegal-jena.de).
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
2. Der Datenschutzbeauftragte
Der Datenschutzbeauftragte von PARAlegal Jena e.V. ist:
Lukas Volkmann (datenschutz@paralegal-jena.de)
II. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“
1. Verarbeitete Daten
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vor- und Nachname (Pseudonym möglich), Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
2. Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare (nachfolgend: „Online-Meetings“), insbesondere zur Durchführung digitaler Mitgliederversammlungen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 3 VereinsO.
4. Empfänger von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verar-beitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
PARAlegal e.V. hat mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
6. Speicherdauer
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.
III. Rechte des Mitglieds
Dem Betroffenen stehen folgende Rechte bezüglich seiner personenbezogenen Daten zu:
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei zuständiger Aufsichtsbehörde (Thüringer Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit (Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt; poststelle@datenschutz.thueringen.de)
Nähere Informationen dazu finden sich in unserer Datenschutzerklärung:
Fragen oder Ausübung der Rechte erfolgen gegenüber den Verantwortlichen oder dem Datenschutzbeauftragten